Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte

O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (APCBH) está localizado na Rua Itambé, 227, no Bairro Floresta.

Criado em 1991, como parte da estrutura da Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte, após a reforma de 2004 passou a fazer parte da Fundação Municipal de Cultura.

O objetivo desse arquivo é permitir amplo acesso aos documentos com valor probatório ou legal, guardar os documentos permanentes da administração pública e guardar os documentos privados de interesse público.

O APCBH apresenta as seguintes divisões:

- Divisão de Gestão de Documentos: tem como função básica a promoção e o desenvolvimento de uma política de gerenciamento dos documentos produzidos e recebidos pela administração pública municipal, desde a fase de produção até sua destinação final, a eliminação ou guarda permanente. Para a efetivação desse gerenciamento são necessárias algumas ferramentas operacionais. Esse trabalho é realizado com base na "Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte" e de cursos e treinamentos aos funcionários da área de arquivos.

- Divisão de Arquivos Permanentes: É no arquivo permanente que se encontram os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Cabe a essa divisão registrar, arranjar, descrever e conservar os conjuntos documentais de valor permanente, em seus diversos suportes e formatos: mapas, plantas, cartazes, diapositivos, negativos, papel, fitas, discos e slides. Esses documentos que compõem o acervo do APCBH são derivados de órgãos das diversas unidades da administração municipal e de doações particulares. É ainda função dessa divisão apoiar às atividades de consulta, divulgação e viabilização do acesso aos documentos. Esse acesso é facilitado por meio da elaboração de listagens e instrumentos de pesquisa: inventários, catálogos, guias e índices. Tem também como função orientar e promover a conservação dos documentos sob seus cuidados, através de atividades da preservação, reprodução e reformatação, e também a criação de sistemas de informação para pesquisa ao acervo e expedição de certidões para fins probatórios.

- Divisão de Conservação: Essa divisão foi criada com o objetivo de elaborar um programa de conservação preventiva; promover as atividades de reprodução de documentos de acordo com o programa de conservação; promover e acompanhar a execução das atividades de conservação, bem como elaborar diagnósticos periódicos sobre o estado de conservação do acervo; elaborar instruções sobre conservação e demais atividades de proteção física dos documentos contra agentes de deterioração; promover treinamentos na área de conservação; coordenar as atividades de microfilmagem e preservação de microfilmes de acordo com o programa de conservação; desenvolver técnicas de acondicionamento do acervo, considerando as especificidades de suporte e formato; elaborar projetos de recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

- Divisão de Pesquisa, Informação e Difusão Cultural: Essa divisão foi criada com o objetivo de dar ao público em geral o acesso às informações de que consta o acervo do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. Para tanto, realiza pesquisas históricas, como a do projeto "Histórias de Bairros de Belo Horizonte"; promove eventos, como os do projeto "Novos Registros"; mantém o site institucional e promove atividades de educação patrimonial, sendo responsável pelo atendimento ao público estudantil através das visitas técnicas e visitas monitoradas.

O arquivo é mantido pela prefeitura municipal e recebe também verba de incentivos fiscais, projetos e parcerias. Todos podem agendar uma visita ao arquivo, quando quiserem obter mais informações ou apenas fazer uma visita.

Ao Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte são recolhidos os acervos acumulados e produzidos pelos diversos órgãos da administração pública municipal incluindo os documentos restantes de órgãos extintos. Tais acervos são organizados em fundos e coleções.

Fundos são conjuntos de documentos organicamente produzidos e acumulados por uma pessoa física ou jurídica, em função de suas atividades. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta de outros documentos pertencentes a outro fundo.

Coleção é uma reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum.

Existem ainda coleções de documentos em diversos suportes recolhidos ao arquivo por meio de outros mecanismos: doação, compra e permuta.

Aqueles já devidamente arranjados e acondicionados permitem a pesquisa direta, ou seja, por meio da consulta ao instrumento de pesquisa (inventários ou listagens preliminares), que possibilita ao usuário recuperar com relativa precisão a informação ou documento desejado. Os fundos e coleções ainda não arranjados podem ser acessados de maneira indireta, com a assistência dos funcionários do APCBH.